Comment travailler avec un logiciel de gestion des congés ?

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• Définition d’un logiciel de gestion d’entreprise
• Logiciel gestion de congés d’entreprise et ses avantages
• Des procédures simplifiées
• Accéder directement au planning des salariés
• Gagner du temps de façon considérable
• Travailler avec un logiciel de gestion des congés
• Le nombre de congés est limité dans les sociétés
• Comment utiliser un logiciel pour les congés ?
• Les congés doivent être notés par votre employeur
• Les salariés ont-ils le droit de prendre des congés quand ils le veulent ?

Le logiciel de gestion de congé facilite grandement la tache pour le chef de l’entreprise ainsi que pour la RH pour faire le suivi du quotidien de l’effectif présent à la société. Dans cet article, on vous explique les principaux avantages du logiciel de gestion de congé et comment travailler avec ce logiciel.

Définition d’un logiciel de gestion d’entreprise

ERP en anglais soit, Entreprise ressource planning, le logiciel de gestion d’entreprise est un programme informatique qui permet aux chefs d’entreprises d’améliorer la gestion quotidienne de leurs entreprises. Il est possible à l’aide de ce logiciel de gérer différents aspects et ressources qui constituent une société que ce soit la comptabilité ou les finances, mais aussi tout ce qui est en lien avec les ressources humaines et la paye ainsi que les congés de tous les employés de l’entreprise. Au final, le but de ce logiciel de gestion est de simplifier la gestion globale de l’entreprise et de l’optimiser.

Logiciel gestion de congés d’entreprise et ses avantages

Comme cité plus haut, avoir un logiciel de gestion au sein de son entreprise vous sera très utile pour mieux organiser votre entreprise avec plus de précision. Vous aurez la possibilité de gérer les congés des employés en quelques clics. La plateforme permet de mieux gérer les absences et prises de congés, les congés maladies prolongés des employées. Ce ci permet d’avoir une visibilité globale sur le nombre d’effectifs en activité au sein de l’entreprise et de réduire considérablement les démarches de validations de congés qui font perdre un temps précieux. Voici les principaux avantages d’utilisation d’un logiciel de gestion de congés payés au sein de son entreprise :

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Des procédures simplifiées

Faciliter toutes les multiples procédures des validations des demandes de congé. Finie l’étape de rédaction sur papier. Tout se fait dorénavant par mail. Le département des ressources humaines sera informé de la demande et pourra l’examiner et la traiter rapidement.

Accéder directement au planning des salariés

Les responsables et salariés peuvent directement accéder à la plateforme. Plus la peine de devoir feuilleter le livre de congé, tout se fait en ligne avec des statistiques pour vérifier les présences et absences moyennes de tous les salariés.

Gagner du temps de façon considérable

Gagner du temps : les gains de temps riment avec le gain d’argent. Plus besoin de répéter les mêmes opérations quotidiennement, il suffit de paramétrer le logiciel pour qu’il fasse toute la comptabilité. Le chef d’entreprise peut facilement suivre les congés pris par tous les salariés et d’accorder ainsi les activités et mission selon le nombre d’effectifs présents.

Travailler avec un logiciel de gestion des congés

Toutes les plateformes des différents logiciels de gestion congé sont semblables ou très similaires, les fonctionnalités sont généralement les mêmes. Leurs différences est plutôt dans les paramètres, certains proposent un paramétrage plus profond que d’autres. La plateforme est un genre de tableau de bord sur lequel s’affichent toutes les actions pouvant être effectuées. Elle peut se présenter soit en calendrier ou en graphique. Une fois que l’utilisateur accède à sa session il doit pouvoir facilement comprendre les modifications apportées. Souvent l’utilisateur doit avoir sa propre session qui comprend son propre identifiant et mot de passe pour un accès direct.

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Plusieurs logiciels sont disponibles en ligne, soit directement depuis le navigateur ou en application sur téléphone. Il est aussi possible de trouver sur certaines plateformes, des menu déroulant ou latéral souvent destinés au DRH qui ont accès à différentes options, aussi, dans certains cas il est possible de déposer des justificatifs tel des certificats médicaux pour expliquer les absences.

Il est possible dans certaines plateformes de créer des planning de congés avec la possibilité d’y apporter des modifications que ça soit pour la saisie des noms ou bien la durée, les dates aussi … etc. Le choix, la modification des couleurs, la personnalisation de la plateforme et des différents plannings en cases est possible sur certains types de logiciels.

Ce logiciel facilite grandement la tache à la DRH afin qu’elle puisse gérer l’effectif plus aisément. Vous êtes bien renseigné sur le sujet et connaissez les avantages ainsi que l’utilité d’avoir un logiciel de gestion de congé au sein de votre entreprise, son utilisation quant à elle, est très simple. Le chef d’entreprise ainsi que les employés n’auront pas grande difficultés à s’y accoutumer.

Le nombre de congés est limité dans les sociétés

En fonction de votre contrat de travail, vous aurez un nombre précis pour vos congés et il est souvent difficile de connaître le chiffre accordé pour l’ensemble des salariés. Les ressources humaines ont alors besoin d’un logiciel précis qui effectue le calcul à leur place et il permet aussi de gérer les périodes de présence et d’absence. Cela évite clairement de perdre du temps, vous optimisez ainsi les tâches les plus laborieuses.

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• Que ce soit pour un CDD, un CDI ou encore un contrat d’intérim, les vacances sont légales et obligatoires.
• Cela dépend du temps travaillé en fonction du mois, vous aurez par exemple 2.5 jours par mois si vous êtes à temps plein.
• Sur une année complète de travail, vous aurez donc le droit à 30 jours ouvrables, cela représente bien sûr 5 semaines de congés payés.

Vous aurez alors une rémunération en fonction de votre contrat de travail, mais il est possible de prendre des congés sans solde dont le fonctionnement est quelque peu différent. Certes, vous prenez des vacances, mais elles ne seront pas payées dans ce cas de figure. Il faut alors discuter avec votre employeur pour savoir s’il peut ou non les accepter.

Comment utiliser un logiciel pour les congés ?

Le service des ressources humaines a tendance à utiliser un tel logiciel puisqu’il permet de noter toutes les absences et surtout les congés qu’ils soient payés ou sans solde. Le fonctionnement est relativement simple et adapté à tous les profils que vous soyez un expert en informatique ou un novice. De plus, vous aurez la possibilité de relier votre logiciel à celui pour la paie avec le service comptabilité.

• Le salarié envoie une demande de congé à son manager qui peut donc étudier la proposition depuis le logiciel dédié aux vacances.
• En fonction de la disponibilité des équipes, il peut accepter ou refuser sans, forcément, donner de précisions.
• Lorsque les congés sont validés, le salarié est averti au même titre que le service RH qui peut donc noter dans le logiciel de manière définitive les congés.

C’est simple, pratique et surtout efficace puisqu’il est possible à tout moment de savoir si ces salariés sont oui ou non en vacances. Tout est de ce fait indiqué dans le logiciel, ce qui n’est donc pas négligeable, cela vous évite de perdre des informations par exemple ou d’oublier que certains salariés sont en congé, cela pourrait être problématique pour l’organisation.

Les congés doivent être notés par votre employeur

Au sein de cette société, tous les salariés sont susceptibles d’avoir les 5 semaines de vacances qui sont prévues dans le contrat. Toutefois, les employés ne peuvent pas partir au même moment, d’où l’intérêt d’avoir un logiciel pour la gestion des congés.

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• Il offre réellement une belle visibilité, vous aurez une réponse très rapidement pour savoir si ces vacances peuvent être validées ou non.
• De plus, ces outils sont souvent complets et accompagnés par d’autres solutions très efficaces pour les sociétés.

Si vous êtes à la tête d’une entreprise, n’hésitez pas à confronter toutes les solutions disponibles, vous ne serez pas déçu par la qualité des fonctionnalités.

Les salariés ont-ils le droit de prendre des congés quand ils le veulent ?

En théorie, vous pouvez poser les congés que vous souhaitez en fonction de vos préférences, de votre planning et de vos futures vacances. Par contre, il faut effectuer une demande auprès des ressources humaines.

• Si vous n’effectuez pas cette démarche, les congés ne pourront pas être inscrits avec le logiciel et ils ne seront pas pris en compte.
• De plus, dans votre service, tout le monde ne peut pas prendre des congés en même temps.

Cela pourrait entacher la productivité des différentes équipes, c’est pour cette raison qu’il faut prévoir les congés.