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- Que doit contenir une BDESE ?
- Où télécharger le modèle de La Boîte à Outils des RH ?
- Comment obtenir le modèle Excel de QuickMS ?
- De la BDES à la BDESE : ce que la loi Climat et résilience a changé
- BDES Online, l’alternative en ligne au tableur
- Tableur gratuit ou plateforme : quelle solution selon votre effectif ?
- Une base de données qui sert aussi à décider
Depuis 2015, la Base de données économiques et sociales (BDES) est un document obligatoire pour toutes les entreprises d’au moins 50 salariés. Baptisée à l’origine Base de données unique (BDU) par la loi de sécurisation de l’emploi de 2013, elle rassemble les informations que l’employeur doit mettre à disposition des représentants du personnel pour instaurer la transparence et nourrir le dialogue social.
La bonne nouvelle, c’est que vous n’avez pas à partir d’une feuille blanche. Plusieurs sites proposent un modèle Excel gratuit, déjà structuré par rubriques, qu’il suffit de compléter avec vos chiffres : La Boîte à Outils des RH, QuickMS ou encore Factorial. Mais que doit contenir le fichier, et lequel choisir selon la taille de votre entreprise ?
Que doit contenir une BDESE ?
Une BDESE regroupe dix grandes rubriques économiques, sociales et environnementales, définies par le Code du travail en l’absence d’accord d’entreprise. Selon Service-public, elle couvre l’année en cours, les deux années précédentes et, à titre prévisionnel, les trois années suivantes. Un modèle Excel sérieux reprend donc ces rubriques sur six exercices :
- investissements social, matériel et immatériel ;
- égalité professionnelle entre les femmes et les hommes ;
- fonds propres, endettement et impôts ;
- rémunérations des salariés et des dirigeants ;
- activités sociales et culturelles ;
- rémunération des financeurs et flux financiers ;
- partenariats et transferts entre entités d’un même groupe ;
- environnement : déchets, énergie et émissions de gaz à effet de serre.
Avant de télécharger quoi que ce soit, vérifiez donc que le modèle choisi prévoit un onglet ou une section par rubrique obligatoire, volet environnemental compris. Un fichier antérieur à 2021, sans données environnementales, ne suffit plus.
Où télécharger le modèle de La Boîte à Outils des RH ?
Le site La Boîte à Outils des RH, aujourd’hui accessible à l’adresse laboiteaoutilsdesrh.fr, propose un modèle de BDESE gratuit destiné aux entreprises de 50 à 299 salariés. Le fichier existe aux formats Excel et Google Sheets. Chaque rubrique obligatoire dispose de son propre onglet, et un onglet de synthèse permet d’indiquer le niveau de confidentialité de chaque donnée.
Le contenu de la BDES y est expliqué de façon claire, et le site publie aussi de nombreux articles de droit du travail utiles aux responsables des ressources humaines. Dans l’entreprise, la mise en place de la base relève en général du service des ressources humaines, épaulé par la direction financière pour toute la partie comptable. Les outils RH en place facilitent la collecte, comme un logiciel de gestion des congés qui centralise absences et effectifs.
Le document doit rester consultable en permanence par le comité social et économique (CSE), qui a remplacé depuis 2020 les délégués du personnel, le comité d’entreprise et le CHSCT. Ses membres sont tenus à une obligation de discrétion sur les données confidentielles, ce qui explique l’intérêt de l’onglet de synthèse. Un autre éditeur propose des versions selon l’effectif.
Comment obtenir le modèle Excel de QuickMS ?
QuickMS, éditeur connu à l’origine sous le nom Grafiq, propose plusieurs modèles de BDESE, dont une version Excel en téléchargement gratuit. L’ancienne page https://grafiq.quickms.fr/telechargez-le-modele-bdes-format-excel/ redirige désormais vers le site quickms.fr, où le modèle se trouve dans la rubrique des modèles RH. L’éditeur distingue deux déclinaisons, l’une pour les entreprises de 50 à 299 salariés, l’autre pour celles de 300 salariés et plus.
La démarche est simple : vous choisissez le modèle, puis vous remplissez un court formulaire. Il vous était jusqu’ici demandé votre nom, votre prénom, votre adresse e-mail et votre numéro de mobile. Son site bdese.com met aussi à disposition trois exemples de BDESE à télécharger pour voir à quoi ressemble une base complète avant de se lancer.
Le document est modulable selon la taille de votre entreprise et le volume d’informations à saisir. Factorial propose lui aussi un modèle de BDESE gratuit, mis à jour pour 2026. Des logiciels peuvent aussi tenir la base à jour automatiquement.
De la BDES à la BDESE : ce que la loi Climat et résilience a changé
La BDES a vu s’ajouter un E à son sigle avec la loi Climat et résilience du 22 août 2021, publiée au Journal officiel le 24 août. On parle désormais de Base de données économiques, sociales et environnementales.
Le CSE s’est vu confier à cette occasion de nouvelles prérogatives d’information et de consultation. L’employeur doit l’informer des conséquences environnementales de ses décisions, qu’il s’agisse de l’organisation, de la marche générale de l’entreprise, des mesures touchant au volume des effectifs ou de l’introduction de nouvelles technologies.
L’expert-comptable mandaté par le CSE peut lui aussi examiner les éléments environnementaux pour comprendre la situation et les orientations stratégiques de l’entreprise. Concrètement, la rubrique environnement porte sur la politique générale, l’économie circulaire et le changement climatique, avec notamment la gestion des déchets, la consommation d’énergie et les émissions de gaz à effet de serre.
BDES Online, l’alternative en ligne au tableur
QuickMS n’est pas le seul acteur à proposer des bases de données économiques, sociales et environnementales. Vous pouvez aussi passer par BDES Online, une des plateformes que nous conseillons. Elle permet de monter vos fiches de base de données en très peu de temps.
La plateforme mise sur trois arguments. La simplicité, d’abord, avec un accompagnement pas à pas pour franchir chaque étape. La rapidité, ensuite, l’éditeur annonçant la création d’un document en moins de deux minutes. La sécurité, enfin : les données sont chiffrées pour qu’aucun tiers ne puisse les consulter.
L’utilisateur garde le plein contrôle : vous modifiez votre BDESE quand vous le souhaitez et la mettez à jour au fil des évolutions de l’entreprise. Pour un groupe, l’offre Premium+ permet de gérer une base par entité dans une seule application.
Côté tarifs, la formule gratuite de 100 Mo proposée à l’origine a laissé place à un essai gratuit de 30 jours, sans carte bancaire. Viennent ensuite l’offre Essentiel à 68 € HT par mois, avec 1 Go de stockage, puis Premium à partir de 97 € HT et Premium+ à partir de 113 € HT par mois, en facturation annuelle. Reste à savoir quand ce surcoût se justifie face à un simple fichier Excel.
Tableur gratuit ou plateforme : quelle solution selon votre effectif ?
Un modèle Excel convient à la majorité des entreprises de 50 à 299 salariés, pour qui la base peut être tenue sur support papier ou informatique. Au-delà de 300 salariés, Service-public précise que le support informatique devient obligatoire, avec des mises à jour bien plus fréquentes.
| Solution | Coût | Effectif visé | Point de vigilance |
|---|---|---|---|
| La Boîte à Outils des RH | Gratuit | 50 à 299 salariés | Mises à jour manuelles |
| QuickMS (Excel) | Gratuit, contre formulaire | 50 à 299 ou 300 et plus | Coordonnées transmises à l’éditeur |
| Factorial | Gratuit | Toutes entreprises concernées | Modèle à adapter aux accords d’entreprise |
| BDES Online | Dès 68 € HT par mois après 30 jours | Toutes tailles, multi-entités | Abonnement annuel |
La limite d’un tableur tient moins à son prix qu’à l’accès permanent exigé pour le CSE. Un fichier envoyé par e-mail et recopié en plusieurs versions ne garantit ni cet accès ni la traçabilité des mises à jour. Or une base absente ou incomplète expose l’employeur au délit d’entrave, puni d’une amende de 7 500 €, un risque à mettre en regard des autres obligations de l’entreprise, comme le choix d’une assurance professionnelle adaptée.
Une base de données qui sert aussi à décider
Remplir une BDESE est souvent vécu comme une formalité, alors que le fichier réunit sur six ans les chiffres qui éclairent la stratégie : investissements, écarts de salaires, consommation d’énergie.
Le volet environnemental ajouté en 2021 renforce cette logique, puisque les émissions et la gestion des déchets entrent dans le dialogue social. Pour les défenseurs de l’écologie, c’est une avancée dans la préservation de l’environnement, et pour l’employeur, l’occasion de mesurer ce que la transition coûte ou rapporte avant d’y être contraint par d’autres textes.
